Mengenal MS Access

MS Access atau Microsoft Access

Mestinya hampir semua orang sudah pernah mendengar atau mengenal MS Access, atau Microsoft Access. Tetapi mungkin saja ada yang belum mengenalnya, atau bahkan anda belum mengenal betul apa itu MS Access. Tulisan berikut ini akan mencoba memberikan informasi secara ringkas.

MS Access atau Microsoft Access (atau disebut Access saja) adalah sebuah software buatan Microsoft yang khusus digunakan untuk menyimpan dan mengelola data. Jika anda mengetik sebuah dokumen, mungkin anda menggunakan MS Word. Jika anda membuat kalkulasi atau perhitungan, mungkin anda menggunakan MS Excel. Nah, MS Access hampir sama dengan software-software itu, namun untuk menyimpan dan mengelola data.

Apakah tidak bisa menyimpan dan mengelola data dengan MS Excel?

Bisa, tetapi Excel lebih ditujukan untuk melakukan pehitungan atau membuat lembar kerja, sedangkan Access memang ditujukan untuk menyimpan dan mengelola data. Access memiliki fungsi dan kemampuan untuk mengelola data secara database. Jadi, jika anda berhadapan dengan data, seharusnya anda menggunakan MS Access.

Data saya cuma sedikit, apakah tetap harus menggunakan MS Access?

Jika data hanya sedikit dan tidak dinamis (tidak berkembang terus), mungkin menggunakan MS Access akan terasa lebih "ribet". Jika anda menguasai MS Excel, anda bisa menyimpan data tersebut dengan MS Excel saja.

Namun jika data berjumlah banyak (jumlah baris data banyak), maka seharusnya disimpan dalam database. Apalagi jika jumlah data tersebut akan terus bertambah, misalnya data penjualan yang akan bertambah setiap bulan, bahkan setiap hari, data deliveri (pengiriman barang), data stok atau inventori, dan sebagainya. Data seperti ini hendaknya disimpan dalam sistem database.

Sistem database sendiri ada bermacam-macam, misalnya SQL Server, MySQL, Oracle, dan sebagainya. MS Access juga menyediakan sistem database. Mungkin juga anda pernah mendengar database FoxPro, dBASE, atau semacam itu. Di sini, MS Access bisa digunakan untuk mengelola data pada semua sistem database tersebut (selain mengelola data dalam sistem databasenya sendiri).

Saya dengar kemampuan MS Access hanya untuk database skala kecil.

Database Access maksimum 2 GB per file. Apakah database yang ingin anda kelola lebih besar dari itu? Jika ya, anda tambah file database yang kedua, ketiga, dan seterusnya. Apakah merasa "ribet"? Kalau jawaban anda "Ya", memang anda sudah butuh sistem database server, seperti SQL Server. Jika sudah sampai tahap itu, data dari database Access bisa anda migrasikan ke sistem database server.

Sebagai contoh, file database Access yang digunakan oleh sebuah program aplikasi toko, MyStore, sudah belasan tahun dipakai tetapi tidak mencapai ukuran 2 GB.

Apakah database Access lambat?

Jika anda membandingkan dengan kecepatan sistem database server, jawabannya "Ya". Seperti apa kecepatan database yang anda butuhkan? Karena saat ini, dengan prosesor komputer yang semakin cepat dan jumlah RAM yang semakin banyak, akses terhadap database Access bahkan tidak terasa lama. Data akan muncul dalam sekejap mata.

Database Access katanya kurang aman. Benarkah?

Sekali lagi, kata "kurang" itu merupakan perbandingan. Jika anda membandingkannya dengan sistem database server, jawabannya "Ya". Pertanyaannya: seberapa aman yang anda butuhkan? Jika file database anda simpan sendiri di komputer pribadi, ya amannya sama dengan sistem database server. Toh hanya anda yang mengaksesnya. File database Access dikatakan tidak aman karena filenya "terbuka", bisa dilihat oleh siapa saja, bisa dibuka oleh siapa saja, asalkan bisa mengakses (mendapatkannya).

File database Access sama dengan file Excel atau file Word. Seseorang bisa saja mengcopy atau menghapusnya. Untuk membukanya, masih belum tentu bisa, karena file bisa dipassword. Setelah bisa dibuka pun, belum tentu orang bisa memahami isinya, karena penyimpanan data tidak sama seperti teks dokumen atau angka-angka pada sel Excel.

Apakah Access bisa digunakan untuk membuat program aplikasi?

Yes, sangat bisa! Bahkan lebih mudah dibandingkan menggunakan tool yang lain. Program aplikasi database lho ya... Hal ini karena Access memang disediakan untuk "bermain" database!

Membuat program aplikasi jangan dibayangkan seperti membuat software profesional yang dijual secara internasional (hihi lebay), karena program aplikasi adalah program yang membantu anda melakukan pekerjaan-pekerjaan rutin sehingga lebih mudah atau bahkan bisa otomatis. Jadi tidak harus bisa dijual, cukup dipakai sendiri bersama kolega.

Contoh program-program aplikasi yang dibuat dengan Access (dan yang ini siap atau bisa dijual), bisa dilihat di RumahAccess.com/download dan Software.RumahAccess.com. Bahkan, ada perusahaan yang mengkhususkan diri dalam pengembangan aplikasi profesional menggunakan Access, membangun banyak sistem di perusahaan seperti Personnel Database, Payroll System, Purchasing & Warehouse System, MRP / PPIC System, dan lain-lain (klik di sini).

Apakah program Access bisa dibuat online?

Ya, bisa! Maksudnya "online" ini melalui Internet, bukan? Tentu saja bisa, karena Internet adalah sebuah jaringan komputer.

Jika yang anda maksud "online" adalah melalui Web (menggunakan browser), jawabannya "bisa", dengan teknik tertentu (ada banyak cara, salah satunya yang memang disediakan oleh Access, yaitu "Web App").

Apakah program Access bisa dijalankan pada Android?

Jawabannya: "tidak". MS Access HANYA bisa dijalankan pada sistem operasi Windows (pada desktop, laptop, notebook, netbook), tidak bisa juga dijalankan pada Windows Mobile (pada HP/smart phone atau tablet).

Jika anda ingin mengakses/menjalankan aplikasi Access dari gadget (any device type), bisa melakukan "remote" pada komputer (misalnya jika informasi yang anda perlukan ada pada aplikasi Access sementara anda mengikuti rapat dan hanya membawa HP, anda remote saja ke komputer yang ada aplikasi tersebut).

Apakah belajar Access susah?

TIDAK! Malah mudah sekali.

Jika MUDAH dan aplikasi yang dihasilkan juga bagus, mengapa banyak yang tidak memakai Access?

Hehe... mungkin mereka senang yang susah... atau BELUM TAHU saja.

Okay... segitu aja dulu ya mengenal Access-nya. Saya bukan agen dari Microsoft atau menerima bayaran darinya. Saya hanya suka pakai Access setelah mencoba berbagai macam tool yang lain, karena mudah, rasional, dan juga cakep :D

SILAHKAN komen di bawah ini ya, untuk masukan, saran, kritik, pertanyaan, atau bantahannya. Komen sangat penting untuk menghargai upaya kami menulis, serta bermanfaat untuk muhasabah kita semua. Terima kasih.